Was ist Robotic Process Automation (RPA)? Welche sich wiederholenden Aufgaben kann es bewältigen? Hier finden Sie eine Einführung für IT- und Unternehmensleiter – und alle, die das Konzept entmystifizieren müssen.
Bei RPA handelt es sich im Grunde um einen Term, hinter dem sich Software-Automatisierung versteckt. Simple und monotone Aufgaben werden von Software-Programmen automatisiert erledigt. Hier spricht man oft von Robotern. Das ist etwas verwirrend, da wir Roboter oftmals als physische Geräte verstehen. Der Begriff Bots – wird hingegen oft mit Software assoziiert.
RPA kann man sich also als Prozess vorstellen, Verwaltungsaufgaben bzw. Stapel-Verarbeitung automatisiert ablaufen zu lassen. Dabei werden oftmals auch mehrere RPA-Komponenten nacheinander geschalten. Ein RPA-Programm kann somit die Ausgabe eines anderen Programmes nutzen, um damit weiter zu arbeiten.
Beliebte RPA-Anwendungen sind im Vertrieb, Kundenservice und der Verwaltung zu finden. Viele dieser Anwendungen wurden bisher von Mitarbeitern ausgeführt. 4 wichtige Learnings für den Einstieg in das Thema RPA findet ihr hier.
4 Learnings für RPA
- Erwartungen managen – Im Umgang damit, was RPA Software leisten kann und was nicht, sollte man immer transparent und offen sein, damit keine falsche Erwartungshaltung entsteht.
- IT zeitig involvieren – RPA betrifft oft die digitale Infrastruktur eines Unternehmens. Um das Onboarding der neuen Komponenten schnell zu erledigen, sollte man die IT so zeitig wie nur möglich in den Prozess involvieren.
- RPA Kommunikation durchdenken – Oftmals werden mehrere RPA Komponenten zusammen geschalten, um Ergebnisse und Informationen auszutauschen. Diese Kommunikation kann ein Problem werden, wenn sie nicht bis zu Ende gedacht wurden ist.
- Change Management – Die menschlichen Kollegen der neuen RPA-Komponenten müssen sich umstellen. Dafür ist Change Management nötig. Nicht vergessen – People first.
RPA is basically a term behind which software automation is hidden. Simple and monotonous tasks are done automatically by software programs. Here one often speaks of robots. This is a bit confusing as we often think of robots as physical devices. The term bots, on the other hand, is often associated with software.
RPA can therefore be imagined as a process of automating administrative tasks or batch processing. Often several RPA components are switched one after the other. An RPA program can thus use the output of another program to continue working with it.
Popular RPA applications can be found in sales, customer service, and administration. Many of these applications have previously been performed by employees. You can find 4 important learnings for getting started with RPA here.
4 Learnings for RPA
- Manage expectations – When dealing with what RPA software can and cannot do, you should always be transparent and open so that no false expectations arise.
- Involve IT early on – RPA often affects a company’s digital infrastructure. In order to get the onboarding of the new components done quickly, IT should be involved in the process as early as possible.
- Thinking through RPA communication – Often several RPA components are interconnected in order to exchange results and information. This communication can become a problem if it is not thought through to the end.
- Change Management – The human colleagues of the new RPA components have to adapt. Change management is necessary for this. Don’t forget – people first.